Понятие и предназначение табеля рабочего времени, способы отражения командировок. Кем заполняется табель, порядок и правила его оформления. Особенности фиксирования выходных дней, больничных и сверхурочных в табеле. Когда сотрудник направляется в рабочую поездку, у бухгалтера возникают вопросы – как отображается командировка в табеле? Как осуществляется учет дней, проведенных в поездке? Пометки ставятся в зависимости от обстоятельств. Рассмотрим более подробно все нюансы.
Содержание
Как отметить командировочные дни — обозначения
Дни пребывания работника на выполнении служебного задания, предусмотренного приказом о командировке, в обязательном порядке должны фиксироваться в табеле учета рабочего времени наряду с отработанным временем на постоянном рабочем месте, поскольку именно представленный документ позволяет рассчитать и произвести расчёт с командированным сотрудником.
Стандартная процедура проставления в табеле дней пребывания трудящегося в служебной поездке представляет собой фиксацию в соответствующей ячейке бланка кода «К».
Помимо указанного символа командированному работнику могут быть поставлены и другие, сопутствующие, условные обозначения.
Что ставить, если поездка выпадает на выходной день?
Для того, чтобы произвести правильный финансовый расчёт с командированным работником следует вести учет отработанных выходных дней в командировке. Для этого в верхней ячейке ставится буква «К», а в нижней «В».
Вне зависимости от того, выполнял ли сотрудник в день отдыха часть служебного задания или находился в дороге (к месту командировки или назад), это время, в соответствии с законом, оплачивается по двойной ставке среднего заработка.
Как отразить больничный командированного работника?
Если во время командировки работнику был открыт больничный лист и руководитель дал согласие на продление срока поездки для выздоровления и окончания выполнения поставленной приказом о направлении служебной задачи, дни, в которые работник пребывал в поездке и болел отмечаются символом «К» в верхней строке и символом «Б» в нижней.
Больничный лист командированным гражданам оплачивается на общих основаниях.
Как обозначается сверхурочная работа?
Превышенное время работы во время пребывания в командировке отмечается в табеле учета рабочего времени как «К/С» и указанием точного количества переработанных часов.
Сверхурочные, а также работа в ночное время, оплачиваются командированным работникам аналогично таким рабочим режимам на постоянном месте работы.
Образец заполненияКомандировка в табеле учета рабочего времени: образец
В большинстве коммерческих и некоммерческих организаций предусмотрено направление сотрудников в служебные командировки. Здесь необходимо не только правильное оформление приказов и отчетов, но и табеля учета рабочего времени, ведь этот документ считается одним из самых важных для бухгалтерии.
Для чего нужен табель учета рабочего времени:
- В нем отражаются дни, когда сотрудник работал, был выходной или его отправляли в командировку.
- С его помощью можно проконтролировать соблюдение рабочего графика: когда работник опаздывал, пропускал работу по неуважительным причинам или наоборот – являлся на рабочее место. Все эти данные в нем фиксируются.
- На основании данных в табеле рассчитывается заработная плата или составляется статистическая отчетность.
Чаще всего ведением табеля занимается сотрудник отдела кадров, если на предприятии небольшая численность работников, но в более крупных организациях назначается другое ответственное лицо. Например:
ООО «Помощь» занимается предоставлением диспетчерских услуг, в организации несколько профильных отделов.
В каждом из них есть старший диспетчер, который ведет табель учета рабочего времени на работников из своего подразделения, затем в конце каждого месяца передает его на согласование начальнику отдела, который после проверки направляет документ в отдел кадров. Кадровик сверяет информацию, заполняет свои внутренние документы и передает табель в бухгалтерию.
На данный момент существует два способа заполнения табеля, и ответственный сотрудник по согласованию с руководителем может самостоятельно выбрать наиболее удобный из них:
- Ежедневно отмечать присутствие или отсутствие каждого сотрудника на рабочем месте.
- Вносить в документ только опоздания или неявки на работу вне зависимости от причин.
Табель учета рабочего времени – документ, который должен быть в каждой организации в обязательном порядке. За его отсутствие при проверке трудовой инспекцией может быть наложен штраф по ст. КоАП РФ в зависимости от того, санкции какой части данной статьи будут применены к работодателю.
Нормативная база
Обязанность по ведению учета рабочего времени на всех руководителей возлагается ст. 91 ТК РФ. Что касается самого табеля, то, несмотря на то, что применение унифицированной формы стало необязательным с 1 января 2013 года, многие продолжают пользоваться готовыми образцами, утвержденными Постановлением Госкомстата от . 2004 №1:
- Форма №Т-12.
- Форма №Т-13.
Сейчас придерживаться вышеуказанных форм необязательно, и на предприятиях могут самостоятельно разрабатываться другие образцы табелей.
Так как табель учета времени является первичным документом и используется для проведения бухгалтерских расчетов, то он должен отвечать требованиям, указанным в ст. 9 ФЗ «О бухгалтерском учете»:
- Его можно вести на бумаге, а по окончании отчетного периода предоставлять в бухгалтерию с подписью руководителя.
- Табель разрешается заполнять в электронном виде, но на нем должна присутствовать квалифицированная подпись.
- Если в табель вносятся исправления, то в нем необходимо отразить дату корректировки и фамилию произведшего ее лица.
- Если табель по каким-либо причинам был изъят, его копия должна быть включена в бухгалтерский учетный документооборот.
В любом случае табель учета рабочего времени должен содержать в себе следующие сведения:
- Наименование и дату составления документа.
- Название предприятия.
- Графы для отражения явки или неявки сотрудников на рабочие места.
- Единицы измерения (часы, дни).
- Данные (Ф.И.О и должность) сотрудника, ответственного за ведение табеля.
- Подписи лиц, утвердивших документ.
Если хотя бы один из вышеуказанных пунктов отсутствует, документ может быть признан недействительным, т.к. такая информация является в нем основополагающей.
Каковы общие правила заполнения документа?
Существуют общие правила оформления табеля учета времени, которые должны неукоснительно соблюдаться во всех организациях:
- Документ заполняется в течение расчетного периода, т.е. месяца.
- В конце периода указываются все отработанные сотрудниками часы.
- В табеле обязательно отражаются явки и неявки.
- В самой верхней строке проставляются обозначения: например, командировка, выходной день и т.д.
- В конце табеля указывается количество отработанных часов.
Также можно выделить отдельные правила заполнения табеля в зависимости от ситуации (командировка, больничный и т.д.):
- Командировка: в документе обозначается буквой «К». Указываются только дни, часы в расчет не берутся. Если служебная поездка пришлась на выходные дни и работник не осуществлял трудовую деятельность (отдыхал), в табеле указывается выходной – «В». Если же он выполнял служебное задание, то отображается работа в выходной день – «РВ», т.к. в этом случае она подлежит двойной оплате или компенсации часами «отгула». Если сотрудник заболел во время командировки и оформил больничный лист, дни нетрудоспособности отмечаются как «КБ».
- Явка на работу отмечается буквой «Я» и цифровым кодом 01. Если сотрудник трудился ночью, то ночные часы должны быть обозначены как «Н».
- При сверхурочной работе необходимо вписать «С», если есть приказ руководителя о необходимости дополнительных часов трудовой деятельности, подписанный самим работником.
- Ежегодный основной оплачиваемый отпуск обозначается как «от», а дополнительный – «од».
- Если сотрудник находился в учебном отпуске, указывается «У».
- В отношении тех, кто находится в отпуске по беременности и родам, в табеле проставляется «р».
- При прогулах в табель необходимо внести обозначение «ПР».
- Выходные и нерабочие праздничные дни, когда сотрудники не задействовались для трудовой деятельности на предприятии – «В».
Чаще всего сотрудники, ответственные за заполнение табелей, путаются при командировках других работников, поэтому данную ситуацию стоит рассмотреть подробнее:
- Работник вышел на работу в последний день командировки. Здесь все зависит от времени прибытия: если он вернулся до 24 часов текущего дня, то он будет считаться днем возвращения. Если после, то датой приезда считаются следующие сутки. И в том, и в другом случае приказать выходить ему на работу нельзя, если он не сделает это по собственному желанию. Так или иначе, двойная оплата не допускается и в табеле фиксируется «К», когда за ним сохраняется средний заработок.
- Сотрудник не явился на работу в последний день служебной поездки. В такой ситуации в табеле проставляется «К», т.к. он еще находится в служебной командировке.
- Сотрудник поехал в командировку, находясь на больничном. Работодатель не имеет права направлять в поездку болеющего работника, но если он поехал по собственной инициативе, он теряет компенсационные выплаты в связи с временной нетрудоспособностью, за ним на период командировки сохраняется средняя зарплата, а в табеле указывается «К».
- Работник заболел во время командировки и оформил больничный. В табеле проставляется «К/Б», а дни нетрудоспособности вычитаются из общей продолжительности поездки.
- Во время командировки выполнялась сверхурочная работа. В табеле это должно быть отражено как «К/C».
Особое внимание следует уделить правильному закрытию табеля учета рабочего времени. Несмотря на то, что он должен заполняться в течение месяца, закрывать его необходимо в конце расчетного периода, т.е. в последний день месяца. Если сделать это раньше времени, могут возникнуть ситуации, при которых его придется переделывать:
- Один из работников заболеет и возьмет больничный, что непременно должно быть отображено в табеле.
- Кому-то понадобится неоплачиваемый отпуск.
Предугадать такие ситуации сложно, поэтому лучше всего заниматься закрытием табеля в последний день расчетного периода.
Командировка в табеле учета рабочего времени: пример
Как говорилось ранее, именно командировки вызывают трудности у кадровиков при заполнении табелей, но, ознакомившись с наглядными примерами, можно быстро разобраться со всеми нюансами.
Пример первый:
Маматов О.Н. работает в ООО «Стимул» менеджером. С . 17 по он находился в служебной командировке. 4 и 5 февраля выпали на выходные дни, когда он отдыхал, а не занимался рабочими вопросами. Соответственно, в табеле эти дни обозначаются как «В», а все остальные – «К».
Пример второй:
Источник:
Особенности заполнения табеля
Согласно ст. 9 ФЗ № 402 «О бухгалтерском учете» табель является документом первичного учета и содержит соответствующие сведения, отражающие случаи явки или неявки сотрудника на рабочее место, с указанием причин. Заполняется уполномоченным на это сотрудником каждый день, согласно соответствующей инструкции.
Скачать бланк табеля можно здесь.
Образцы заполнения табеля
Правила
Правила оформления табеля:
- Табель рассчитан на внесение информации в течение расчетного периода. Обычно таким периодом становится месяц.
- После окончания периода нужно внести количество часов, отработанных сотрудником, а также результаты отдельно по первой и второй частям месяца.
- При регистрации явок и неявок необходимо использовать способ сплошной регистрации или метод регистрации отклонений.
- В верхней строчке над каждой графой указываются их обозначения, например, явка на работу, выходной и так далее.
- Количество часов проставляется в нижней строке.
Отметки в табеле времени командировок имеет некоторые особенности, вызванные возможностью двойственного толкования норм трудового права. Следовательно, и табель при командировке заполняется по особым правилам.
- Во-первых, в этом случае не нужно отмечать количество часов. Это связано с условием, прописанным в ст.167 ТК Р о том, что сотрудником на весь срок служебной поездки сохраняет за собой право на получение среднего дневного заработка, а для этого подсчет часов не требуется.
- С другой стороны, во время служебной командировки работник находится вне основного места работы, он исполняет отдельное трудовое поручение, а не выполняет обязанности по трудовому соглашению. Поэтому с этих позиций время командировки не является рабочим (ст.91 ТК РФ). Однако неявкой на работу это назвать невозможно.
Выходные и сверхурочные дни в командировке
День, который работник провел в командировке, отмечается буквой «К». Сложности могут быть при заполнении выходных дней, больничных или сверхурочных часов. В этом случае у сотрудника администрации или бухгалтерии могут возникнуть следующие ситуации:
- Выходной день приходится на один из дней командировки, но сотрудник в этот день не работает. В табеле ставится код «В».
- Командированный работал на принимающем его предприятии в выходной. В табеле пишется «Р/В» или «К/В».
Особенности отражения выходных в табелях регулируются постановлением № 749 от г. Для подтверждения факта работы в выходной требуется наличие соответствующего приказа и письменного согласия работника трудиться в выходной день. Оплачивается работа в выходные дни в двухкратном размере.
Сверхурочная деятельность отмечается кодом «К/С» с обязательным указанием сверхурочных часов. При этом в нижней строчке указываться только часы переработок. Для подтверждения переработок нужна справка с места командировки.
Пример заполнения табеля при сверхурочной работе
Отражение последнего дня
Заполнение последнего дня командировки в табеле также имеет свои особенности. По закону последним днем становится день возвращения транспортом к месту основной работы. При этом:
- При прибытии до 24-00 текущих суток последним днем считается именно этот день. Если следующим идет рабочий, то командированному следует выйти на работу в обычном режиме. Если назавтра выходной, то на работу нужно выйти после него.
- Если транспорт прибывает после полуночи, то днем приезда будут последующие сутки.
Обратите внимание:
- Пример 1. Работник прибыл по своему постоянному адресу работы в 21-30 14 мая. Соответственно, 14 мая становится последним днем командировки. 15 мая нужно выйти на работу.
- Пример 2. Работника привезли в 12 мая. 12 мая – это последний командировочный день. Выход на работу – утром 15 мая.
Отметки в табеле, касающиеся последнего дня командировки:
- Сотрудник не выходит на работу. В табеле ставится код «К».
- Он выходит на работу.
Следует руководствоваться локальными правовыми актами, так как действующее трудовое законодательство не предусматривает никаких указаний на такой случай.
Если руководством предприятия закреплена возможность оплатить работнику одновременно и последний командировочный день, и средний заработок на рабочем месте, то работник получит двойную оплату. В других случаях работник получить либо свой однодневный заработок, либо оплату дня в командировке.
При больничном
Затруднительна ситуация, когда работник выезжает в командировку во время больничного. Это делается только с его согласия. То есть:
- Руководитель не вправе направить сотрудника в командировку с больничным.
- Если работник сам согласился на поездку, то он теряет право на компенсацию по листку нетрудоспособности. В табеле это отмечается, как обычный командировочный день: «К».
- Если больничный оформлен во время пребывания в служебной поездке, в табеле пишут: «К/Б».
По завершении расчетного периода нужно закрыть табель.
Закрывать до окончания последнего дня не рекомендуется, так как возможны ситуации, когда кто-то из работников внезапно заболеет или уедет в неоплачиваемый отпуск. Произойдет излишняя выплата средств в виде зарплаты, которые придется удерживать из начислений последующего периода (ч.2 ст.137 ТК РФ).Формирование табеля рабочего времени в «1С:Бухгалтерия 8» показано в видео ниже:
Какими обозначениями отмечается командировка в табеле учета рабочего времени?
При заполнении табеля дни или часы, которые сотрудник отработал, отмечаются простановкой «Я» в предназначенных для этого графах, причем в нижней части граф проставляется количество часов (ознакомьтесь с образцом табеля, размещенным на нашем сайте, — там можно увидеть, что это за графы).
Дни же, проведенные в командировке, принято отмечать буквой «К», причем количество часов не проставляется. Это связано с тем, что согласно ст. 167 ТК РФ за работником на время всей его командировки сохраняется средний заработок, для исчисления которого продолжительность рабочего дня, проведенного в командировке за исполнением служебного задания, не важна.
Отдельно стоит оговорить вопрос выходных, выпавших на период командировки. Связанные с этим моменты частично урегулированы в постановлении Правительства РФ № 749 от 13 октября 2008 года. С одной стороны, эти выходные сотрудник проводит вне дома, с другой — он не всегда их использует для выполнения служебного задания.
Именно поэтому тут важно фиксировать, когда сотрудник в выходной день привлекался к работе, если тому есть подтверждение (соответствующий приказ), дополненное согласием работника на выход на работу в выходной. В таком случае многие кадровые служащие считают, что нужно проставлять в выходные «К», хотя иногда ставят «РВ» (работа в выходной). Если же сотрудник отдыхал в выходной, в табеле ставится «В».
При этом есть и иная точка зрения, согласно которой буквой «К» отмечаются в табеле все дни, перечисленные в приказе о направлении в командировку. Зарплата же бухгалтерией начисляется на основании документов, подтверждающих выход сотрудника на работу в выходной день, или с учетом их отсутствия.
По сути, табель используется для упрощения расчетов зарплаты, сам же расчет в части дней неявки по болезни, из-за командировки или прогула делается на основании других документов: приказов, распоряжений, больничных листов, справок и др.
Источники
Использованные источники информации при написании статьи:
- https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/vazhnoe-kom/v-tabele.html
- https://sixsotok.ru/%d0%ba%d0%be%d0%bc%d0%b0%d0%bd%d0%b4%d0%b8%d1%80%d0%be%d0%b2%d0%ba%d0%b0-%d0%b2-%d1%82%d0%b0%d0%b1%d0%b5%d0%bb%d0%b5-%d1%83%d1%87%d0%b5%d1%82%d0%b0-%d1%80%d0%b0%d0%b1%d0%be%d1%87%d0%b5%d0%b3%d0%be.html
- http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/komandirovka/v-tabele-ucheta-rabochego-vremeni.html
- https://nsovetnik.ru/grafik_i_uchet_rabochego_vremeni/komandirovka_v_tabele_ucheta_rabochego_vremeni_obrazec/