Документы на хранение сдаются нотариусу

Согласно законодательству, нотариус имеет право принимать на хранение документы от частных и юридических лиц, это является нотариальной услугой согласно нормам закона № 4462-1(Основы законодательства РФ о нотариате). Обязательным условием для этого должно быть наличие специально оборудованного хранилища. Какие документы могут храниться нотариусом На хранение могут приниматься любые документы: выданные государственными органами.. Особенности принятия документов на хранение. Опись принимаемых документов. Нотариальные процедуры перед принятием документов

Опись принимаемых документов

В соответствие с принятыми нормами, принятие документов на хранение нотариусом сопровождается описью, она составляется в двух экземплярах – для лица, сдавшего документы, и второй экземпляр, который остается у нотариуса. Нормативно-правовой порядок регулирует оформление описи, по принятым нормам и правилам она должна включать в себя:

• Данные нотариуса – ФИО, полное название нотариальной конторы или нотариального округа, к которому данный специалист относится;
• Данные о стороне, передающей документы на хранение;
• Название документа с обязательным упоминанием вида – оригинал или копия, присвоенный номер, даты составления и выдачи;
• Название организация, которая выдала документ, или иной источник, который будет полезен для идентификации;
• Краткое содержание документа;
• Обязательно упоминается физическое состояние документа с перечислением всех имеющихся повреждений – ветхости, оборванных фрагментов, клякс и прочих помарок, отсутствующих частях текста.

Должностное лицо обязуется вернуть документ в том же виде, в каком он был принят, описание физического состояния документа имеет огромное значение для обеспечения сохранности в нотариальной практике. Нотариус подписывает оба экземпляра, то же самое делает и человек, который передает документы на хранение. На практике подпись нотариуса часто дополнительно заверяют его печатью без изображения Государственного герба РФ.

Также предусмотрено хранение без описи, нотариус может принять документ, не составляя опись, если это соответствует желанию человека, передающего документ. При этом в Основах о нотариате нет четкой формулировки о том, в каком виде должна быть выражена просьба принять документ без описи. Для того, чтобы избежать проблем и обезопасить свою деятельность, на практике данную просьбу всегда оформляют в письменной форме.

Нужна помощь преподавателя? Опиши задание — и наши эксперты тебе помогут! Описать задание

Замечание 2

Еще одним обязательным условием приема на хранение без описи является упаковка, она осуществляется определенным образом. После надлежащей упаковки целостность пакета подтверждается печатью нотариуса, ставятся подписи нотариуса и лица, сдавшего упаковку.

Для того, чтобы принять на хранение документы с описью, нотариус помещает их в персональный пакет. Целостность и сохранность пакета в данном случае подтверждается только печатью и подписью нотариуса, подпись сдавшего на хранение лица по правилам не требуется. Если же нотариус принимает на хранение без описи, то использование отдельного пакета, заверение печатью и подписью выполняется по усмотрению нотариуса.

После получения документов с описью нотариус отвечает за их сохранность, при хранении без описи работают другие условия. Если документы сдаются без описи, то нотариус будет ответственным исключительно за сохранность и целостность упаковки с документами.

Подтверждением сдачи документов и обязательным условием для того, чтобы получить их, является свидетельство о принятии документов, оно оформляется по форме, утвержденной Минюстом РФ. По правилам делопроизводства один экземпляр данного свидетельства прилагается в нотариальное дело.

Рисунок 1. Свидетельство, подтверждающее принятие документов на хранение

Документы будут храниться до окончания обозначенного срока либо выдаются по запросу ранее истечения этого срока. Для того, чтобы получить документы, требуется заявление от лица, которое оставило их на хранение, или вступившее в силу судебное решение.

Нотариус вправе выдать документы:

• Лицу, сдавшему на хранение;
• Уполномоченному представителю вышеупомянутого лица;
• Лицу, указанному во вступившем в силу судебном решении.

Замечание 4

Если документы были приняты на хранение без упаковки, то нотариус имеет право выдать их сдавшему на хранение лицу или его уполномоченному представителю при условии наличия свидетельства о принятии на хранение и описи. Если документы изымаются из хранения в соответствии с решением суда, то предоставления свидетельства и описи не требуется, единственное обязательное условие получения – копия судебного решения, которое уже вступило в законную силу.

Как принимаются документы

Все передаваемые на хранение нотариусу документы вносятся в опись, в которой указывается:

• наименование принимаемого документа;
• количество страниц в нем;
• состояние единицы хранения (физическое, это определяется тем, что документы должны быть возвращены таким же, какими принимались).

Перечень составляется в двух экземплярах, один из которых будет передан клиенту, сдавшему на хранение бумаги, второй – храниться в архивах нотариальной конторы. Каждый из экземпляров подписывается как нотариусом, так и клиентом.

Затем:

• документы, копия их описи вкладывается в конверт (пакет);
• единица хранения подписывается нотариусом, на нем пишется дата передачи бумаг и срок их хранения по договору;
• пакет опечатывается и убирается в сейф на хранение;
• клиенту, передавшему бумаги на хранение, выдается свидетельство установленного образца с приложением описи переданных бумаг.

Возможно принятие для хранения упакованного клиентом конверта, содержание которого неизвестно нотариусу. Опись вложения при этом не составляется, так как конверт надписывается лицом, которое сдает пакет на хранение.

Пакет (конверт) переданный клиентом, упаковывается нотариусом в отдельный конверт в присутствии клиента, подписывается сторонами сделки,

на нем проставляется дата и печать нотариуса. Сформированная таким образом единица хранения помещается в отдельный конверт, маркируется, заверяется печатью и подписью нотариуса, убирается в сейф для хранения.

Собственнику переданного на хранение пакета передается нотариальное свидетельство, которое содержит следующие данные:

• дата и место составления;
• указывается нотариус и (или) нотариальная контора;
• полное имя и фамилия клиента, передавшего на хранение документы (или наименование юридического лица, собственника бумаг).
• указание на прилагаемую опись;
• срок, на который документы (или пакет) передаются на хранение.

На протяжении срока хранения за бумаги отвечает нотариус. Оплату за совершение нотариального действия и хранение проводит лицо, передающее документы или пакет.

Какие документы могут храниться нотариусом

На хранение могут приниматься любые документы:

• выданные государственными органами или юридическими лицами дипломы и свидетельства, справки, акты, документы на недвижимость, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния;
• частные документы граждан – письма и прочие личные документы, рукописи, чертежи и рисунки и прочее.

Не передаются на хранение и не принимаются нотариусом документы, которые содержат государственную или коммерческую тайну.

?>