Как написать выписку из протокола собрания

Выписка из протокола: понятие, назначение, законодательная база. Инструкция по подготовке, оформлению и заверению документа. В каких случаях требуется утверждать выписку у нотариуса?. Что собой представляет данный документ. В каком случае собирается общее собрание и какие вопросы оно решает. Кто составляет выписку и заверяет ее.

Собрание участников ООО

Законом об обществах с ограниченной ответственностью не установлен срок изготовления протокола, но он может быть предусмотрен в уставе. В документе, помимо информации, указанной выше, обязательно должны быть отражены результаты голосования с указанием количества голосовавших за принятие решения, против и воздержавшихся.

В течение 10 дней с даты оформления итогов собрания они должны быть направлены всем участникам, в противном случае органы управления могут быть привлечены к административной ответственности. Выписку также может требовать любой участник.

Подробнее о том, как провести данное собрание, смотрите на следующем видео:

Основные моменты

С помощью протоколов документируются заседания учреждений, собрания советов, различные конференции, доклады, комиссии и прочее. Исходя от типа заседания, протокол бывает полным и кратким.

В краткой версии протокола акцентируются обсуждаемые вопросы, данные докладчиков и окончательное решение. Применяется подобный документ в случае оперативных собраний.

Протокол полного вида подробно фиксирует весь процесс заседания, включая любые мнения, замечания и реплики. Используется такая форма при необходимости детальной фиксации заседания.

В основном составляются протоколы на фирменных бланках организации и охватывают следующие сведения:

• название организации;
• заглавие документа;
• номер протокола;
• место проведения заседания;
• гриф утверждения (при необходимости);
• дата собрания;
• заголовок;
• вводный текст;
• основной текст;
• подписи участников.

Вводная часть протокола содержит сведения об участниках, их персональных данных и должностях. Здесь же содержатся вопросы повестки дня и перечень докладчиков.

В основной части документа фиксируется детальное рассмотрение каждого из обсуждаемых вопросов. Пишется, кто слушал доклад, кто выступал и что было решено по данному вопросу.

Подробно излагается выступление каждого из докладчиков. При полном оформлении текст протокола может получиться весьма объемным, заняв несколько листов.

При необходимости использования данных из протокола копировать весь документ крайне нерационально.

Что это такое

Выпиской из протокола именуется копия части основного документа. При оформлении выписок обязательно наличие:

• вводной части, с указанием повестки дня;
• дословное изложение нужных абзацев с указанием заслушанных вопросов и принятых решений;
• реквизитов аналогичных протоколу;
• заверительной подписи (слово «верно», должность составителя, дата, подпись, расшифровка подписи).

Основной текст выписки это точная копия нужной части протокола. Главной ее задачей является передача сведений о принятом решении по определенному вопросу.

Зачем это нужно

Выписки из протоколов применяются, когда нужно довести решения, принятые в процессе заседания, до сведения заинтересованных субъектов.

На практике создание выписок помогает осуществлять контроль за производственными процессами, исполнением административных и управленческих решений.

С помощью выписок формируется деловая документация организации. Например, основой для ведения деятельности садового некоммерческого товарищества становится выписка из протокола общего собрания.

Председатель товарищества впоследствии посредством рассылки выписок информирует о принятых решениях ответственных лиц и заинтересованные организации.

Зачастую выписки из протоколов замещают собой распорядительные документы, например, решения. В подобной ситуации выписка становится инструментом доведения решения до непосредственных исполнителей.

Правовое регулирование

Терминологический стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» не включает определения «выписки из документа».

Стандартными нормами предполагается «архивная выписка». Именно эта дефиниция наиболее соответствует описанию «выписки из документа».

Непосредственно «выписка из документа» употребляется в Словаре современной архивной терминологии социалистических стран – «выписка из документа это рукописная либо машинописная копия части письменного документа».

Нужно полагать, что регламент по оформлению выписок из документов, в том числе и из протокола, отвечает оформительской процедуре копий документов. Но это верно лишь отчасти.

На практике выписка составляется, когда копировать весь документ нежелательно или нецелесообразно. К примеру, при большом объеме документа или наличии в нем секретных сведений.

В делопроизводственном процессе при заверении документальных копий употребляется реквизит «Отметка о заверении копии документа».

Оформление этого реквизита отвечает стандартам ГОСТа Р «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению реквизитов».

Согласно нормам стандарта для заверения копии документа после реквизита «Подпись» пишется:

• заверительная надпись «Верно»;
• должность субъекта, который заверил документ;
• личная подпись заверителя;
• расшифровка проставленной подписи;
• дата заверения.

Поскольку выписка из протокола это разновидность документальных копий, то значит, для заверения ее может употребляться вышеозначенный порядок.

В то же время порядок оформления выписки из протокола может определяться ведомственными или локальными нормативными актами. При этом может быть учреждена специальная форма составления или заверения документа.

Образец выписки из приказа, читайте здесь.

Как пример может быть рассмотрена выписка из протокола общего собрания трудового коллектива. Образец ее оформления максимально краток – рассмотрели, постановили.

То есть при оформлении выписки из протокола следует следовать, прежде всего, нормативным актам.

При отсутствии таковых используются общие правила оформления выписок, учрежденные для заверения копий документов.