Если сотрудник потерял чек как сделать авансовый отчет

 

Авансовый отчет без кассового чека - можно ли его составить на вполне законных основаниях? В статье ответим на этот вопрос и расскажем, какие здесь могут быть нюансы. Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы. Требования к документам, подтверждающим расходы: кассовый чек; товарный чек; чек, полученный в электронной форме; бланки строгой отчетности. Какими документами нельзя подтвердить расходы. Электронный посадочный талон.

Что делать, если утерян весь пакет подтверждающих документов

В данном случае налогоплательщик может выбрать один из трех вариантов:

  1. Если сотрудник фактически предоставил закупленные товары, а сами документы потерял, то такие затраты можно принять на основании бумаг, косвенно подтверждающих понесенные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Однако есть вероятность спора с налоговиками и необходимости отстаивать свою позицию в суде.

В данном случае понадобится приложить к авансовому отчету следующие бумаги:

  • Объяснительную записку работника с указанием даты покупки, количества товара, суммы и места действия, а также с описанием причин утраты документов.
  • Дубликат квитанции к ПКО, товарной накладной, заверенную копию листа книги кассира-операциониста и (или) z-отчета кассира-операциониста за день покупки, а также акт сверки, то есть копии и дубликаты документов, прямо или косвенно подтверждающих факт покупки (постановление ФАС Московского округа от № КА-А40/10200-10-2 по делу № А40-106307/09-4-729, постановление ФАС Поволжского округа от по делу № А06-7444/07).

ВНИМАНИЕ! Если руководитель уверен, что работник исполнил поручение, и авансовый отчет был им утвержден, то документ нужно принять к бухучету.

Пример 2

Офис-менеджеру было выдано 1 340 руб. на закупку канцтоваров. Канцелярию работник сдал, а первичку потерял, в связи с чем написал объяснительную записку. Бухгалтер запросил у продавца дубликат товарной накладной, копию z-отчета кассира-операциониста и акт сверки. Подотчетная сумма фигурировала во всех документах, и авансовый отчет был принят.

  1. С целью минимизации налоговых рисков можно принять косвенно подтвержденные расходы к бухучету за счет чистой прибыли компании, не учитывая их при подсчете налогооблагаемой прибыли.

ВАЖНО! Если же подтвердить расходы документально не получится, то выданная в подотчет сумма будет считаться доходом сотрудника. С нее необходимо удержать НДФЛ, а также рассчитать страховые взносы.

Пример 3

Программисту компании «Флагман» было выдано 5 380 руб. на оплату интернета для компании. Он оплатил услугу в размере 4 980 руб. и комиссию в сумме 400 руб. через терминал. Однако при заполнении авансового отчета обнаружил, что чек терминала утерян.

Работник написал объяснительную записку с указанием даты, места и потраченной суммы, а также обстоятельств утери чека. Бухгалтер запросил акт выполненных работ и акт сверки у провайдера. В документах фигурировала сумма в 4 980 руб. Чтобы не спорить с налоговиками, руководитель предприятия решил учесть расходы за счет чистой прибыли организации, а сумму комиссионных включить в доход сотрудника.

Бухгалтер удержал НДФЛ в размере 52 руб. (400 × 13%) и рассчитал страховые взносы в сумме 120 руб. (22% — страховая часть, 5,1% — ФФОМС и 2,9% — страховые взносы на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством).

  1. Удержать сумму, выданную в подотчет, из заработной платы сотрудника.

Если сотрудник не представил документов или косвенного подтверждения целевого расходования средств, организация вправе потребовать возврата подотчетных сумм. Выбрав данный способ, работодатель избавит себя от необходимости оплаты налогов. К такому мнению пришли судьи в постановлении ВАС РФ от № 13510/12.

Пример 4

Директору ООО «Мериада» в течение 2022 года выдавались суммы в подотчет на закупку ГСМ. Однако по истечении срока представления авансового отчета документов он никаких не предоставил и подотчетные денежные средства не вернул. В результате проверки налоговики переквалифицировали всю сумму в доходы работника и рассчитали НДФЛ. Суд в данном вопросе поддержал проверяющих (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от № А26-5684/2013).

О чеках онлайн-касс и не только

Принося бухгалтеру ворох чеков и предоставляя ему разбираться с бумагами, работники забывают, что следует не просто получить документы, но и проверить их соответствие законодательству и внутренним требованиям. Неправильно оформленные расходы бухгалтер не примет к учету, руководитель не утвердит, а значит, их не возместят.

Разберем самые распространенные ошибки

  1. Пропущен срок. Работодатель может удержать из зарплаты сумму аванса, выданную на командировку и не только (согласно ст. 137 ТК РФ).
  2. Важно! Это можно сделать, если работник согласен с основанием и суммой удержания. Времени на принятие руководством решения об удержании задолженности дается всего 1 месяц со дня окончания срока для возврата аванса.

  3. Расходы, заявленные сотрудником, не относятся к работе. Все зависит от специфики деятельности: для рекламного агентства приобретение плюшевого мишки можно оправдать съемками промо-ролика, та же покупка для цеха сталеплавильного завода вряд ли будет обоснована.
  4. Нет документального подтверждения. В отчете указана, например, работа автокрана, для ее выполнения наняли частника, с которым не заключали договор и актов он не предоставил. Подтвердить расходы нечем, значит, возместить их организация не может.
  5. Неверный расчет суточных. Тут ошибки возникают как в количестве дней командировки, за которые положены выплаты, так и в суммах.
  6. Неправильное оформление документации. Частые ошибки – неверное заполнение, отсутствие обязательных реквизитов, выбрана не та форма.

На последнем пункте остановимся подробнее. В самом начале мы упоминали данные, которые должны быть в авансовом отчете. Большая часть — это и есть обязательные реквизиты: название организации или полностью фамилия имя и отчество ИП, наименование и дата документа, ФИО, подписи, должности ответственных лиц, суть хозяйственной операции, стоимостное и количественное выражение показателей. В первую очередь проверяется наличие этих данных – чего-то не хватает, значит нужно переоформить его или дополнить.

Чеки онлайн-касс вдобавок должны содержать и другие реквизиты, например:

  • информацию о системе налогообложения;
  • признак расчета (приход, расход, возврат прихода и т.п.);
  • адрес сайта ОФД, где можно провести проверку подлинности чека;
  • QR-код;
  • телефон или Email покупателя (если направляется электронный чек);
  • место расчетов (адрес здания, юридический адрес компании, сайта).

Важно! Летом 2022 года к перечисленным выше добавились новые реквизиты. Если речь идет о проведении платежей между индивидуальными предпринимателями и/или компаниями, когда используются банковские карты или наличный расчет, то в чеке указываются обязательно такие данные, как наименование (ФИО для ИП) и ИНН покупателя, сведения о товаре (страна, акцизы, таможенная декларация).

К неверно заполненным относятся документы, в которых:

  • допущены арифметические ошибки (пример: в чеке указано количество товара — 3 штуки, цена — 20 рублей, а сумма — 80);
  • неправильно внесены исправления (пример: в товарном чеке номер закрашен корректором, сверху написан другой, а нужно было зачеркнуть, сделать правильную надпись и заверить ее подписью продавца или просто выписать новый товарник);
  • допущены ошибки в реквизитах (пример: указан старый юридический адрес).

Что касается формы. Наиболее распространено выставление документа, несоответствующего сути операции. Например, на оказанные услуги выдают товарный чек вместо акта.

К исключительным случаям относится появление подделок. Распознать их нелегко. Допустим, в бухгалтерию предъявляются чеки со всеми необходимыми реквизитами и фискальными данными. При выездной проверке инспектор ФНС решает удостовериться в подлинности чеков. Оказывается, что контрагентов с указанными ИНН, не существовало. Выбила чеки фирма-однодневка, зарабатывавшая таким образом деньги.

Бывает, что работники приносят документы, на печати или в реквизитах которых указан другой город. Понятно, если речь о командировке в ту местность, вопросов не возникает. Если сотрудник никуда не выезжал, проверьте предприятие, указанное в чеке, через бесплатный сервис ФНС.

В 2022 году, да и вообще последние годы, с развитием различных кэшбэк-сервисов и бонусных программ сотрудники совершают одну роковую ошибку – оплачивают покупку в рабочих целях баллами, накопленными на личной карте скидок. Естественно в чеке оплата отображается как расчет бонусами, возместить эти затраты организация не может.

Если утерян кассовый чек как отчитаться

  • Возврата в магазин некачественного, бракованного товара;
  • Возвращение в магазин товара, не подошедшего па каким-либо его свойствам;
  • Возвращения денежных средств, уплаченных за него органами социальной защиты населения, согласно различным государственным программам по его поддержке;
  • В других случаях, по независящим от покупателя причинам.

Кассовый чек, выданный при применении ККТ, является документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору купли-продажи (оказания услуги) между покупателем (клиентом) и соответствующим юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем, и составляется в момент совершения операции. Также для подтверждения факта покупки может использоваться контрольная лента (учетный документ, выполненный ККТ на бумажном или электронном носителе).

Авансовый отчет без кассового чека: прилагаем квитанцию ПКО

Фото 2

Авансовый отчет без кассового чека может быть дополнен также квитанциями приходных кассовых ордеров.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Важно, чтобы квитанция ПКО соответствовала следующим основным требованиям:

  • печать поставщика (при наличии таковой) должна проставляться одновременно на обоих элементах ПКО — таким образом, на квитанции она будет видна примерно наполовину;
  • в графе «Сумма» квитанции ПКО величина денежных средств должна фиксироваться цифрами, в графе ниже — прописью.

Еще один нюанс: ПКО должны составляться исключительно по форме КО-1, которая была введена в оборот Госкомстатом постановлением от № 88. Поэтому работнику, прежде чем брать квитанцию ПКО, желательно убедиться, что в оригинале ордера есть отметка о соответствии документа форме КО-1.

И самое главное: квитанция к ПКО подтверждает только факт оплаты. Подтвердить с ее помощью вид расходов, к примеру, наименование приобретенных ТМЦ, услуг проблематично. Поэтому помимо квитанции к приходнику к авансовому отчету должен прилагаться документ о виде понесенных расходов: товарная накладная, акт и т.п.

Пример оформления формы КО-1 смотрите в материале «Приходный кассовый ордер - бланк и образец».

Подотчетное лицо потеряло кассовый чек — что делать

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.
С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от № 20-12/29007).

Как вернуть товар при утере кассового чека

С точки зрения закона на территории Российской Федерации покупатель может совершить возврат покупки в магазин, если считает, что изделие ему не подходит, и он не будет им пользоваться. Либо он может обменять свое изделие на новое, более подходящее его требованиям.

  1. Позволяет покупателю,бесспорно, доказать, что товар был куплен именно у этого продавца.
  2. Позволяет налоговым органам контролировать деятельность продавца. А именно, позволяет видеть соблюдение правил торговли, и совершения кассовых операция, правильность обращения с финансами. Так же налоговая инспекция может осуществлять контроль за размером выручки в определенный момент времени.

Почему бухгалтерия требует подтверждающие документы

В п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от сказано, что подотчетные лица обязаны сдавать авансовые отчеты вместе с подтверждающей документацией, но какой чек нужен для отчета в бухгалтерию, в указаниях Центробанка не сказано. По сути, это любой финансовый формуляр, подтверждающий расходы и содержащий обязательные реквизиты бухгалтерской первички. В противном случае бланк нельзя принять к бухучету.

Повсеместный переход на онлайн-кассы внес существенные изменения в порядок ведения расчетов с подотчетными лицами. Практически все продавцы товара, работ или услуг обязаны проводить покупку через онлайн-ККМ. Покупателю выдается фискальный кассовый чек (далее ФКЧ) или БСО нового образца. Закон №54-ФЗ четко определил, какой чек можно принять к авансовому отчету, и принятие к учету формуляров, не соответствующих новому регламенту по применению онлайн-касс, несет для компании налоговые риски.

Есть всего три дня, чтобы отчитаться! Сделать это помогут образцы и инструкции КонсультантПлюс. Получите бесплатно доступ на 2 дня, чтобы воспользоваться.
Для чтения получите доступ в КонсультантПлюс (бесплатно на 2 дня)

Какими документами можно оправдать оплату

С ситуацией, когда подотчетное лицо потеряло кассовый чек, сталкиваются многие практикующие бухгалтеры. Принять к налоговому и бухгалтерскому учету расходы, неподтвержденные документально, нельзя. Об этом гласят нормы налогового законодательства (ст. 252 НК РФ) и закона «О бухгалтерском учете» от № 402-ФЗ (ст. 9). При этом первичные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 закона 402-ФЗ. Кроме того, неподтвержденные первичкой расходы нельзя учесть в базе при расчете прибыли (письмо УФНС по Москве от № 20-12/29007).

Посмотрите, что изменилось в расчетах с подотчетниками с .

При совершении операций с денежной наличностью все юридические лица и ИП (за исключением случаев, предусмотренных пп. 2, 3, 5–7 ст. 2 закона «О применении ККТ» от № 54-ФЗ) обязаны выдать чек ККТ или БСО покупателю (п. 2 ст. 1.2 закона 54-ФЗ).

Чек ККТ (БСО) — первичный учетный документ, отпечатанный с применением специально предназначенной автоматизированной техники или же сформированный в электронной форме в момент расчета между продавцом и клиентом.

Документ должен содержать данные о расчете, а также обязательные реквизиты, предусмотренные п. 4.7 закона 54-ФЗ. Однако действующее законодательство не говорит о том, что чек ККМ является единственным первичным документом, подтверждающим факт расходования средств, а Налоговый кодекс не устанавливает перечня таких подтверждающих бумаг. Следовательно, если подотчетник предоставил иные подтверждающие документы, например: товарный чек, акт выполненных работ, товарную накладную и прочие бумаги, оформленные в соответствии с нормами законодательства, то они могут быть приняты к учету.

Подробнее о порядке заполнения первички читайте в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Пример 1

Сотруднику Никитину О. А. было выдано 83 548 руб. на закупку товаров от поставщика за наличный расчет. Товары он сдал на склад, о чем свидетельствует приходная накладная, подписанная кладовщиком. Авансовый отчет с приложением документов — ТОРГ-12, ТТН, счета-фактуры и квитанции к ПКО — передан в бухгалтерию. При этом кассовый чек был утерян.

При проверке авансового отчета бухгалтер запросил у поставщика подписанный акт сверки. Сумма оплаты в нем была отражена. Авансовый отчет был принят у работника.

Образец заполнения авансового отчета см. в статье «Образец заполнения авансового отчета в 2022 году».

Можно ли принять расходы по авансовому отчету и принять к вычету НДС, если нет кассового чека, разъяснили эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в Готовое решение.

Сложнее обстоит дело в ситуации, когда утерян весь пакет подтверждающих первичных документов.  

Электронные авансовые отчеты и электронные чеки

Одним из заметных результатов активного развития технологий стало появление в деятельности компаний электронных документов. К электронным документам относится в том числе документ, сформированный на бумажном носителе, но с применением современной техники, подключенной к онлайн-кассам.

Если обратить внимание на электронные чеки, то важным элементом в них является QR-код. В свете последних изменений в законодательстве выдачей электронного чека будет считаться даже то, что продавец покажет сотруднику на своем мониторе QR-код, а тот его считает с помощью смартфона.

Несколько лет назад вышло Письмо Минфина РФ от № 03-03-07/12250, в котором закреплено, что авансовый расчет может быть представлен в электронной форме. Как это осуществляется на практике:

  • Если в компании внедрен ЭДО

При внедрении ЭДО на ПК или ноутбуках сотрудников устанавливается специальная программа. У каждого сотрудника есть своя электронная подпись (ЭП), позволяющая в этой программе формировать авансовый отчет по установленной форме, подписывать его ЭП и прикреплять к нему необходимые электронные документы и электронные чеки, которые он получил от поставщиков.

Бухгалтер получает электронный авансовый отчет, уже подписанный личными подписями сотрудника и распорядителя финансами (директора или финансового директора). Если с документом все в порядке, то он подписывает его своей ЭП.

Если налоговая в рамках выездной документальной поверки запросит документы, подтверждающие кассовую дисциплину, ей можно предоставить электронные авансовые отчеты с приложенными электронными кассовыми чеками.
  • Если в компании нет ЭДО

Если ЭДО отсутствует, то компания имеет право вести учет в бумажном виде. В этом случае сотруднику придется заполнять установленный ЦБ бланк авансового отчета, прикреплять к нему бумажные кассовые чеки, подтверждающие расходы.

На сегодняшний день все чеки, которые содержат QR-код, равно как и бланки строгой отчетности (БСО), в обязательном порядке должны быть выбиты поставщиками, продавцами на кассовой технике, подключенной к онлайн-кассам.

С 1 июля 2022 года БСО принимаются к учету в качестве расходов только в самых крайних случаях — когда в соответствии с законом данный поставщик имеет право на реализацию своих товаров или услуг без кассового аппарата. Во всех других случаях все чеки, предъявляемые подотчетниками, должны иметь QR-код.

Законодательство пока не требует проверки этих чеков. Но сегодня все экономически целесообразные расходы должны подтверждаться документами. Чтобы проверить все чеки, предъявляемые в составе авансовых отчетов, установите приложение ФНС «Проверка кассового чека».

Источники

Использованные источники информации при написании статьи:

  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/podotchetnoe_lico_poteryalo_kassovyj_chek_chto_delat/
  • https://assistentus.ru/govorit-buhgalter/avansy-poyut-romansy-kak-bez-oshibok-zapolnyat-avansovyj-otchet/
  • https://pd-4.ru/buhuchet/podotchetnoe-liczo-poteryalo-kassovyj-chek-chto-delat
  • https://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/dokumenty_buhgalterskogo_ucheta/osobennosti_avansovogo_otcheta_bez_kassovogo_cheka/
  • https://urist-market.ru/bez-rubriki/esli-uteryan-kassovyj-chek-kak-otchitatsya
  • https://ppt.ru/art/avansoviy-otchet/kakie-cheki-prilozhit
  • https://kontur.ru/articles/5627
0 из 5. Оценок: 0.

Комментарии (0)

Поделитесь своим мнением о статье.

Ещё никто не оставил комментария, вы будете первым.


Написать комментарий